Seu escritório cresceu, mas você ainda cuida pessoalmente de todas as diligências jurídicas?

Administrar um escritório de advocacia exige muito mais do que elaborar peças processuais e atender clientes. À medida que a carteira de processos cresce, também aumentam as audiências, os protocolos, as cópias, os acompanhamentos e outras diligências que precisam ser realizadas em diferentes comarcas.

Para o advogado que trabalha sozinho ou com uma estrutura pequena, surge um problema: quem vai cuidar de toda essa operação?

É nesse cenário que a terceirização de diligências jurídicas pode se tornar uma alternativa estratégica.

O crescimento do escritório também aumenta a complexidade da operação

No início da carreira ou de um escritório, é comum que o próprio advogado concentre praticamente todas as atividades.

Ele atende o cliente, analisa processos, elabora petições, participa de audiências, acompanha prazos, cuida do financeiro e ainda resolve as demandas administrativas.

Enquanto o volume é pequeno, essa estrutura pode funcionar.

O problema aparece quando o escritório começa a crescer.

Mais clientes significam mais processos. Mais processos significam mais audiências e diligências. E, quando essas demandas acontecem em outras cidades ou comarcas, a rotina operacional pode consumir uma parcela significativa do tempo do advogado.

O resultado é conhecido por muitos pequenos escritórios:

o advogado passa cada vez mais tempo resolvendo a operação e cada vez menos tempo se dedicando às atividades estratégicas do escritório.

O problema não é apenas encontrar um correspondente jurídico

Quando surge uma audiência em outra comarca, por exemplo, a primeira ideia pode ser simplesmente procurar um correspondente jurídico.

Mas a contratação envolve muito mais do que encontrar um nome.

É necessário verificar:

• se o profissional está disponível na data e horário;
• se possui experiência com aquele tipo de audiência ou diligência;
• quanto será cobrado;
• se conhece a comarca;
• se consegue cumprir as orientações do escritório;
• se possui boa comunicação;
• se é confiável;
• se entregará corretamente a documentação após o ato;
• e se poderá ser acionado caso surja algum imprevisto.

Em determinadas situações, também é necessário explicar o caso, encaminhar documentos, transmitir orientações específicas e acompanhar o cumprimento da diligência.

Ou seja, a contratação do correspondente também gera uma pequena operação administrativa.

E essa operação precisa ser realizada por alguém.

Quanto tempo o advogado perde procurando e gerenciando diligências?

Imagine um advogado que precisa contratar um profissional para uma audiência em outra comarca.

Ele pode precisar:

1. procurar correspondentes disponíveis;
2. entrar em contato com diferentes profissionais;
3. comparar valores;
4. verificar experiência;
5. confirmar disponibilidade;
6. encaminhar informações do processo;
7. transmitir as orientações da audiência;
8. confirmar a contratação;
9. acompanhar a execução;
10. conferir o resultado;
11. receber a documentação;
12. prestar as informações ao cliente.

Uma única diligência pode parecer simples.

Mas, quando isso acontece várias vezes ao mês, o tempo acumulado se torna relevante.

Para um escritório pequeno, esse tempo pode representar horas que poderiam estar sendo utilizadas em atividades jurídicas, atendimento de clientes, elaboração de estratégias e desenvolvimento do próprio negócio.

Terceirizar diligências jurídicas não significa perder o controle

Uma das preocupações do advogado ao considerar a terceirização é justamente esta:

"Se outra pessoa cuidar da diligência, eu vou perder o controle da operação?"

Não necessariamente.

A terceirização pode funcionar justamente de forma contrária: o escritório mantém o controle das decisões jurídicas, enquanto a operação necessária para executar a demanda é delegada a um profissional ou empresa especializada.

O advogado continua responsável pela estratégia do caso.

A empresa responsável pela gestão da diligência cuida da parte operacional necessária para que aquela estratégia seja executada.

Essa divisão pode ser especialmente útil para escritórios que já possuem demanda suficiente para justificar a terceirização, mas ainda não possuem estrutura interna para manter uma pessoa dedicada exclusivamente a essa função.

Quando vale a pena terceirizar diligências jurídicas?

Não existe um número mágico de processos ou clientes que determine o momento certo.

A decisão depende principalmente da relação entre volume de trabalho, tempo disponível e custo da operação.

Alguns sinais podem indicar que chegou o momento de considerar a terceirização:

1. Você está perdendo tempo procurando correspondentes

Se cada nova diligência exige pesquisas, mensagens, negociações e confirmações, existe uma atividade operacional que poderia ser delegada.

2. As diligências estão se tornando frequentes

Uma audiência eventual pode ser administrada pelo próprio advogado.

Quando existem várias demandas ao longo do mês, a situação muda.

3. Você está trabalhando em diferentes comarcas

Quanto maior a dispersão geográfica dos processos, maior pode ser a dificuldade de manter uma rede confiável de profissionais.

4. Você não possui uma equipe administrativa

Pequenos escritórios frequentemente concentram muitas funções nos próprios sócios.

Nesse cenário, terceirizar atividades específicas pode ser mais viável do que contratar um funcionário para cuidar exclusivamente dessas demandas.

5. A operação está começando a interferir no trabalho jurídico

Esse talvez seja o principal sinal.

Se o advogado está deixando de fazer atividades estratégicas porque precisa resolver questões operacionais, é importante avaliar se essas tarefas poderiam ser delegadas.

Terceirização pode ser uma alternativa à contratação de um funcionário

Para pequenos escritórios, existe uma questão econômica importante.

Nem sempre existe demanda suficiente para contratar uma pessoa exclusivamente para cuidar das diligências.

Por outro lado, existe demanda suficiente para que o próprio advogado esteja perdendo tempo com essa atividade.

A terceirização ocupa justamente esse espaço.

Em vez de assumir um custo fixo para manter uma estrutura interna, o escritório pode contratar a execução e a gestão de determinadas demandas conforme a necessidade.

Assim, o custo passa a acompanhar o volume de trabalho.

O preço de uma diligência jurídica pode variar

Outro ponto importante é entender que o valor de uma diligência não é necessariamente fixo.

Uma audiência do mesmo tipo pode apresentar valores diferentes conforme:

• comarca;
• data;
• disponibilidade dos profissionais;
• complexidade da demanda;
• distância;
• tipo de ato;
• urgência;
• experiência necessária para a execução.

Por isso, uma cotação feita em determinado momento pode não ser igual à cotação de uma demanda semelhante realizada posteriormente.

O mais importante é que o escritório tenha clareza sobre o serviço que está sendo contratado e sobre as condições da execução.

Mais do que encontrar um correspondente, é preciso gerenciar a diligência

Esse é um dos pontos que frequentemente passam despercebidos.

O verdadeiro trabalho não termina quando um advogado é encontrado.

É necessário garantir que:

a pessoa certa esteja disponível, receba as informações corretas, compreenda a demanda, execute o ato adequadamente e entregue o resultado ao escritório.

É justamente nessa etapa que uma gestão especializada pode agregar valor.

Uma rede de profissionais é importante, mas também é importante conhecer o histórico desses profissionais, sua disponibilidade, sua experiência e a qualidade das diligências anteriormente realizadas.

A terceirização permite que o advogado se concentre no que realmente exige sua atuação

O objetivo não é terceirizar a atividade jurídica estratégica do escritório.

O objetivo é retirar do advogado determinadas tarefas operacionais que consomem tempo e que podem ser executadas por terceiros especializados.

Assim, o advogado pode concentrar sua atenção em atividades como:

• atendimento aos clientes;
• análise dos processos;
• elaboração de peças;
• estratégia processual;
• negociação;
• desenvolvimento do escritório;
• relacionamento com novos clientes.

Enquanto isso, a execução das diligências necessárias pode ser administrada por uma estrutura especializada.

Encontre Correspondente: terceirização e gestão de diligências jurídicas

A Encontre Correspondente atua na intermediação e gestão de diligências jurídicas, conectando escritórios a profissionais para a realização de demandas em diferentes comarcas.

O objetivo não é simplesmente indicar um correspondente.

A operação envolve a identificação da demanda, busca e seleção do profissional adequado, verificação de disponibilidade, contratação e acompanhamento da diligência.

Dessa forma, o escritório pode terceirizar uma parte da operação sem precisar criar uma estrutura interna exclusivamente para isso.

Seu escritório está crescendo, mas a operação também está tomando o seu tempo?

Talvez o próximo passo não seja contratar mais uma pessoa.

Talvez seja terceirizar aquilo que não precisa mais estar nas suas mãos.

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